En préparant une offre d’accompagnement à l’IA pour une petite entreprise, j’ai dû séparer deux choses qui se mélangeaient dans mon devis : le temps passé à former les salariés et celui passé à construire des outils pour eux. Dans les deux cas, je travaillais sur le même projet. Mais pour demander un financement de la formation, il fallait être précis sur ce que chacun allait faire.
C’est une question à regarder assez tôt si vous prévoyez de former votre équipe. Votre OPCO, l’opérateur de compétences dont dépend votre entreprise, peut prendre en charge une partie des frais pédagogiques. Le montant et les conditions restent à vérifier auprès de lui, avant de bâtir votre budget dessus.
Commencer par son OPCO
Les entreprises contribuent au financement de la formation professionnelle. Une partie de ces fonds est mutualisée pour aider celles de moins de 50 salariés à former leurs équipes. Il ne s’agit donc pas d’une cagnotte individuelle que vous pourriez récupérer sur simple demande : la prise en charge dépend du dossier et des règles de votre OPCO.
Pour trouver le vôtre, partez de votre convention collective. Dans la tech, notamment pour les entreprises relevant de Syntec, l’interlocuteur est généralement Atlas. C’est l’exemple sur lequel j’ai travaillé, mais les autres branches ont leurs propres dispositifs.
Le premier échange sert à savoir ce qui peut être financé dans votre cas, avec quels plafonds et quels délais. Autant avoir ces réponses avant de fixer les dates de formation.
Dans mon devis, qui fait le travail ?
Prenons un atelier où les salariés construisent leurs premiers outils IA. Ils essaient, se trompent, reprennent ; je les accompagne. Le travail sert à leur apprendre quelque chose qu’ils pourront refaire sans moi.
Si je configure la plateforme ou que j’écris moi-même un composant, je livre une prestation. Elle peut être utile au projet, mais le fait qu’elle concerne l’IA ne suffit pas à en faire une formation.
Pour découper mon offre, je suis parti d’une question très concrète : qui produit le livrable ? Elle m’aide à distinguer les heures où je forme de celles où je réalise. Ce repère ne suffit pas, à lui seul, à rendre une action finançable. Il faut aussi un programme de formation et un dossier qui répondent aux conditions de l’OPCO.
J’ai donc séparé les journées de formation et les journées de prestation dans mon offre. Cela demande de détailler le travail en amont, jusque dans le programme annexé à la convention. C’est aussi plus clair pour le client : il voit ce que son équipe va apprendre à faire et ce que je vais lui livrer.
Prévoir le dossier dans le calendrier
Le financement se prépare avant le démarrage. Faites confirmer les délais de dépôt et les conditions d’accord par votre OPCO ; compter sur une prise en charge rétroactive serait une mauvaise base pour votre budget.
Le programme mérite autant d’attention que le devis. Une ligne « accompagnement IA » ne dit pas grand-chose de ce que les salariés vont apprendre. Dans mon offre, les programmes détaillés sont annexés à la convention et décrivent le contenu des journées de formation.
Il faut également régler la question de Qualiopi avec la structure qui porte la formation. Dans mon cas, je passe par une société tierce. C’est un point à organiser avec elle pendant le montage de l’offre, car il détermine aussi qui porte le dossier.
Un premier appel pour cadrer le budget
Vous pouvez commencer avec une question simple : « Nous sommes moins de 50 salariés et nous voulons former l’équipe à l’IA. Quelles prises en charge sont possibles pour notre entreprise ? » Demandez aussi les pièces attendues et le calendrier à respecter.
Vous aurez alors de quoi discuter du programme avec votre formateur et distinguer, dans votre budget, le financement demandé de ce qui reste à votre charge. Pour ma part, c’est cette séparation que je veux garder lisible dans le devis, jusqu’à la réponse de l’OPCO.